Najčastejšie chyby konateľov jednoosobových s.r.o. (a ako sa im vyhnúť)
Založiť jednoosobovú s.r.o. je dnes pomerne jednoduché. Mnohí podnikatelia však po jej vzniku zistia, že hospodárenie spoločnosti má svoje pravidlá, ktoré sa líšia od podnikania na živnosť. Nie ste si istý, či je s.r.o. pre vás správna voľba? Porovnanie SZČO a s.r.o.
Keďže konateľ býva zároveň jediným spoločníkom, často nadobudne pocit, že firemné peniaze sú automaticky jeho peniazmi. Práve tento prístup patrí medzi najčastejšie dôvody účtovných komplikácií.
Pozrime sa na chyby, s ktorými sa účtovníci stretávajú najčastejšie.
Výbery peňazí z firemného účtu na súkromné účely
Toto je pravdepodobne najčastejšia chyba jednoosobových s.r.o.
Na rozdiel od živnosti nie sú peniaze na bankovom účte spoločnosti osobným majetkom konateľa. Patria spoločnosti ako samostatnej právnickej osobe.
Ak si konateľ prevedie peniaze na svoj súkromný účet bez jasného dôvodu alebo dokladov, vzniká účtovná operácia, ktorú treba správne zaevidovať. Nie každý prevod je automaticky príjmom konateľa ani daňovým výdavkom spoločnosti.
Existuje viacero zákonných spôsobov, ako môže konateľ alebo spoločník získať peniaze zo spoločnosti, napríklad:
- odmena za výkon funkcie,
- mzda,
- vyplatenie podielu na zisku pri splnení zákonných podmienok,
- preplatenie oprávnených výdavkov,
- vrátenie poskytnutej pôžičky.
Podrobne ich popisuje článok Ako vyberať peniaze.
Každá z týchto možností má svoje pravidlá z pohľadu účtovníctva, daní aj odvodov.
Odporúčanie: Ak potrebujete vybrať väčšiu sumu z firmy, je vhodné najskôr sa poradiť s účtovníkom. Často existuje viac možností, pričom každá má odlišné daňové a administratívne dôsledky. Ako vám účtovník pomôže ušetriť nájdete v článku Úspora peňazí.
Chýbajúce doklady
V účtovníctve platí jednoduché pravidlo: každá účtovná operácia by mala byť podložená dokladom.
V praxi sa však často stáva, že:
- stratí sa bloček z nákupu,
- chýba faktúra od dodávateľa,
- podnikateľ zaplatí kartou, ale doklad si neodloží,
- nevie identifikovať, čo presne platba predstavovala.
Bez potrebných dokladov môže byť problém správne zaúčtovať výdavok alebo preukázať jeho oprávnenosť pri prípadnej kontrole.
Preto je dobrým zvykom odkladať všetky účtovné doklady priebežne a ideálne ich čo najskôr odovzdať účtovníkovi.
Dodávanie dokladov na poslednú chvíľu
Mnohé účtovné kancelárie poznajú rovnaký scenár. Počas celého mesiaca je ticho a deň pred termínom na podanie DPH alebo iného výkazu príde naraz niekoľko desiatok dokladov.
Takýto spôsob spolupráce prináša viacero rizík:
- niektoré doklady môžu chýbať,
- nie je priestor na kontrolu nezrovnalostí,
- účtovník nemá čas upozorniť na prípadné chyby,
- zvyšuje sa riziko, že bude potrebné robiť opravy alebo dodatočné podania.
Priebežné zasielanie dokladov uľahčuje prácu obom stranám a umožňuje riešiť prípadné otázky včas. Moderné účtovníctvo už dnes vo väčšine prípadov umožňuje posielať doklady elektronicky, takže nie je potrebné čakať na koniec mesiaca.
Nekonzultovanie nových obchodných operácií
Podnikateľ často rieši nové situácie až vtedy, keď je všetko podpísané alebo zaplatené.
Napríklad:
- kúpa auta do firmy,
- leasing,
- úver,
- nákup drahšieho stroja,
- predaj majetku,
- zamestnanie prvého pracovníka,
- obchodovanie so zahraničím,
Účtovník sa o celej transakcii dozvie až po jej uskutočnení, keď už nie je možné zmeniť jej nastavenie. Pritom krátka konzultácia ešte pred podpisom zmluvy môže podnikateľovi pomôcť lepšie pochopiť účtovné, daňové alebo administratívne dôsledky pripravovaného rozhodnutia. Neznamená to, že účtovník bude rozhodovať namiesto podnikateľa. Môže však upozorniť na povinnosti alebo alternatívy, ktoré by inak zostali nepovšimnuté.
Dobrá komunikácia šetrí čas aj peniaze
Účtovník dokáže svoju prácu vykonávať najlepšie vtedy, keď má včas k dispozícii správne informácie a úplné podklady.
Priebežná komunikácia prináša viacero výhod:
- menej opráv účtovníctva,
- nižšie riziko chýb,
- lepší prehľad o financiách spoločnosti,
- viac času na riešenie neštandardných situácií.
Vzťah medzi podnikateľom a účtovníkom by preto nemal fungovať len raz mesačne pri odovzdaní dokladov, ale ako priebežná spolupráca.
Záver
Jednoosobová s.r.o. síce pôsobí jednoducho, no z pohľadu účtovníctva a daní prináša viac povinností, ako si mnohí podnikatelia na začiatku uvedomujú.
Najčastejším problémom nie sú zložité účtovné prípady, ale bežné každodenné situácie – výbery peňazí bez konzultácie, chýbajúce doklady, ich neskoré dodanie alebo rozhodnutia prijaté bez predchádzajúcej porady s účtovníkom.
Dobrá komunikácia a priebežná spolupráca pomáhajú týmto chybám predchádzať a zabezpečujú, že účtovníctvo bude vedené správne a v súlade s platnou legislatívou.
Máte otázky ešte predtým, ako urobíte dôležité rozhodnutie?
Nemusíte čakať do konca mesiaca. Ak plánujete väčší nákup, nový typ podnikania alebo si nie ste istí správnym postupom, ozvite sa mi. Krátka konzultácia v správnom čase býva často jednoduchšia ako následné opravovanie už zrealizovaných krokov. Pozrite si cenníkPozrite si cenník.